· Establezca el orden del día

· Aprenda a resumir

· Tome notas con exactitud

Las actas son vitales para el éxito de cualquier reunión. Los participantes tendrán que recurrir a ellas si se les ha escapado algún detalle, los que no pudieron asistir verán lo que se decidió en su ausencia, y los planes de acción recogidos servirán de oportuno recordatorio.

Levantar acta suele considerarse trabajo de secretario o secretaria, pero esto no es necesariamente así porque cualquiera puede encontrarse con que le han encargado esa responsabilidad. Cómo aprovechar el tiempo de las reuniones suministra toda la ayuda necesaria para esa persona. Incluye consejos sencillos y probados acerca de temas tan importantes como:

· la organización de una reunión

· las fases de una reunión

· el orden del día

· la preparación personal

· tomar notas

· redactar las actas

· reflejar decisiones tomadas y acciones a realizar

Puede parecer una tarea abrumadora, pero esta guía práctica suministra el conocimiento de la función y de sus responsabilidades de manera que el lector pueda asumir dicha tarea con eficacia y seguridad.

Joana Gutmann Es consultora en formación y dirige un programa propio de cursos sobre comunicación en las áreas administrativas. Tiene estudios de secretariado y una larga experiencia en el diseño y desarrollo de cursos para esa especialidad. Es miembro del Chartered Institute of Personnel Development y autora de otros dos manuales de trabajo: I Hate Taking Minutes y I Hate Writing Letters.